Letošním rokem začalo řádné plánovací období EU 2007-2013, v němž má Česká republika možnost využít několikanásobně vyšších prostředků evropských fondů než v minulých letech. Za minulé období státní orgány i žadatelé o evropské peníze nashromáždili řadu zkušeností.
Při administraci projektů v rámci Operačního programu Infrastruktura a v rámci Fondu Soudržnosti se vyskytovaly opakující se chyby a omyly. Ministerstvo životního prostřed proto připravilo "Manuál nejčastějších chyb a omylů konečných příjemců", který vychází z pohledu Státního fondu životního prostředí České republiky (jako realizačního orgánu, jednak z pohledu řídícího orgánu, kterým je MŽP.
PŘÍPRAVA ŽÁDOSTI
Fáze přípravy a předkládání žádosti je pravděpodobně nejdůležitější etapou celého projektu. Chyba vnesená do projektu v této fázi bývá často velmi obtížně odstranitelná, žádost o podporu často neodpovídá skutečným potřebám. To se přenáší až do fáze realizace stavby, kdy se napravují nedostatky, ke kterým by třeba nemuselo dojít. V případě, že konečný příjemce uzavře smluvní vztah o inženýrské činnosti, resp. technické pomoci apod., často spoléhá příliš na svého smluvního partnera a unikají mu podstatné skutečnosti.
V této etapě se někdy stává, že projekt je nepřijatelný, když si žadatel nedostatečně prostuduje základní dokumenty, směrnice nebo text výzvy k předkládání žádostí. Může také být v nesouladu s krajskými koncepcemi. Téměř v každé oblasti životního prostředí jsou zpracovány závazné koncepce pro realizaci daných opatření, s nimiž musí být projekt v souladu.
Předložená žádost také často neobsahuje povinné přílohy nebo nejsou dořešeny majetkoprávní vztahy k pozemkům. Z oblasti finanční je častou chybou nepřiměřenost rozpočtu, kdy jsou na realizaci projektu požadovány nepřiměřeně vysoké, neopodstatněné náklady, případně projekt obsahuje v nákladech i nezpůsobilé výdaje, často "skryté" a obtížně identifikovatelné. Objevuje se rovněž nesoulad mezi dokumenty, když údaje z žádosti neodpovídají údajům v projektové dokumentaci, finanční analýze projektu nebo náklady projektu nejsou podloženy podrobným rozpočtem.
VÝBĚROVÉ ŘÍZENÍ
Po předložení žádosti a následném schválení projektu je nejdůležitější etapa provedení výběru zhotovitele v souladu se zákonem o zadávání veřejných zakázek. Chybně provedené výběrové řízení - porušení zákona o veřejných zakázkách vede v lepším případě k opakování soutěže, v horším ke konci projektu.
Obejevuje se nesoulad s žádostí o podporu v technických parametrech projektu. Obsah není v souladu se zákonem o veřejných zakázkách (často chybí technické specifikace), výkaz výměr není zpracován do nutné podrobnosti, případně technické specifikace vč. výkazu výměr obsahují odkazy na konkrétní výrobní značky. V předběžném oznámení a oznámení zadávacího řízení se vyskytují nevyplněné položky, nepřesná označení kódů, diskriminační nastavení kvalifikačních kritérií nebo netransparentní forma kritérií.
Mezi chyby také patří, když při jednání hodnotící komise není umožněna účast zástupci Fondu, chybí záznamy o jednáních nebo podpisy členů hodnotící komise. Nabídky také nejsou někdy hodnoceny v souladu s metodikou danou prováděcí vyhláškou. A nakonec nejsou do smlouvy o dílo převzata kritéria z veřejných zakázek (která byla předmětem hodnocení) nebo nejsou dodrženy zákonné lhůty (oznámení o výsledcích, uzavření smlouvy).
REALIZACE PROJEKTU
Oproti předchozím dvěma etapám je tato etapa samotné realizace projektu relativně nejméně problémová. Mezi povinnosti konečných příjemců patří instalace informační tabule, pamětní desky, organizace slavnostního zahájení, či instalace billboardu (v závislosti na objemu poskytnutých prostředků z EU).
Časté jsou chyby ve finančním řízení, zejména nezajištění vlastních zdrojů, nepochopení systému financování, chyby při účtování víceprací a vícenákladů nebo časový skluz oproti harmonogramu. Při žádosti o platbu se objevují nedostatečně vyplněné formuláře, špatná identifikace dodavatele a odběratele na vystavených fakturách, případně nedostatečná dokumentace (soupisy prací, změnové listy). Pověřeným orgánům také nejsou zasílány předepsané monitorovací zprávy, nejsou oznamovány změny v realizaci projektu, na kontrolách na místě chybí zástupci participujících organizací.
Vzhledem k tomu, že celá řada dokumentů, metodických postupů a manuálů je teprve v procesu tvorby, je nezbytné v přípravě projektu sledovat internetové stránky Fondu (www.sfzp.cz) a MŽP (www.env.cz), případně se s konkrétními dotazy se obracet přímo na pověřené pracovníky Fondu a MŽP.
- jhm -
Zdroj: Kompletní manuál je dostupný na www.sfzp.cz/cs/op-zivotni-prostredi/dokumenty/3710-operacni-program-zivotni-prostredi.html, redakčně kráceno a upraveno
Základní předpoklady úspěšného projektu
- Důkladně si prostudujte základní dokumenty, které definují podmínky pro získání podpory.
- Udělejte si jasnou představu, jaký projekt chcete realizovat. Základem je získat širokou podporu ve svém okolí .
- Vyjasněte si, jakým způsobem chcete projekt realizovat, za použití jakých prostředků a s jakými partnery.
- Zvažte časové a odborné možnosti sebe a svého týmu.
- Pokud bude projektovou žádost zpracovávat externí zpracovatel, zajistěte si nabídky více zpracovatelů.
- Při uzavírání smlouvy se zpracovatelem dbejte na všechny eventuální situace a podmínky, vy jako zákazník nastavujete podmínky spolupráce. Zaměřte se na podmínky odstoupení od smlouvy, lhůty splatnosti, sankce z prodlení. Nechte si vyčíslit náklady na zpracování projektu a promítněte je do textu smlouvy.
- Je důležité být se zpracovatelem v neustálém kontaktu.
- Důležité je efektivní a správné rozvržení projektových etap z věcného i časového hlediska a zajištění nezbytných a věrohodných finančních prostředků. Jaká jsou možná rizika a případná riziková řešení (např. neobdržení bankovního úvěru).
- Konzultujte s pracovníky SFŽP ČR, předejdete zklamání a ztrátám, pokud by váš projekt nesplňoval základní podmínky programu.
- Nevěřte nikomu, kdo vám slibuje jistotu získání dotace - systém výběru projektů je důsledně kontrolován interními a externími audity, včetně auditů z Evropské komise.
