Připravila poradenská firma KZT České Budějovice ve spolupráci s firmou KHK Krug Unternehmensberatung První normou pro systémy environmentálního managementu se stala v roce 1992 Britská norma BS 7750. Její původní koncepce byla spojena s organizací Podnikání v kontextu životního prostředí a...
Připravila poradenská firma KZT České Budějovice ve spolupráci s firmou KHK Krug Unternehmensberatung
První normou pro systémy environmentálního managementu se stala v roce 1992 Britská norma BS 7750. Její původní koncepce byla spojena s organizací Podnikání v kontextu životního prostředí a vycházela z nutnosti zajistit systematický rámec environmentálního managementu.
Britská norma se stala vodítkem pro stanovení Programu environmentálního managementu a auditů (EMAS). Od roku 1993 platí Nařízení Rady ES č. 1836 pro dobrovolnou účast organizací v programech EMAS.
Od svého britského předchůdce se nová norma odlišuje především v požadavku na podávání zpráv veřejnosti. To klade ze strany organizací zvýšené nároky na organizační i ekonomické zabezpečení. To je jedním z důvodů, že největšího úspěchu a takřka masového rozšíření zaznamenala v roce 1996 až norma ISO 14 001 a normy řady ISO 14 000 na ni navazující.
VÝVOJ NOREM ŘADY ISO 14 000
[*] Příprava norem v rámci Mezinárodní organizace pro normalizaci (ISO) byla zahájena v srpnu 1991
[*] Návrh těchto norem byl předložen odborné veřejnosti k posouzení a diskusi v říjnu 1995
[*] V polovině roku 1996 byly připraveny podmínky pro mezinárodní schválení norem
[*] V roce 1996 proběhl rovněž proces schvalování těchto norem jako evropské normy (EN)
[*] Od roku 1996 jsou normy ISO 14 000 schvalovány na národních úrovních a probíhají certifikace podniků
[*] Od roku 1997 existuje norem řady ISO 14 000 v české verzi, tj. jako ČSN EN ISO 14 000.
CO ZAHRNUJÍ NORMY ŘADY ISO 14 000
Řada norem ISO 14 000 úzce navazuje na normy ISO 9 000 z oblasti zabezpečení jakosti. Obě řady norem jsou pak výsledkem dlouholeté práce výboru Mezinárodní organizace pro normalizaci (ISO), který sdružuje zástupce téměř 90 států. Normy ISO 14 000 zahrnují předpisy pro zavedení, provoz, audit a certifikaci systému environmentálního managementu, požadavky na audit EMS a kvalifikaci auditorů, ale i normy pro hodnocení životního cyklu výrobků, ekologické značení a indikátory k hodnocení vlivů na životní prostředí.
Normy jsou založeny na těchto kritériích:
- jsou dobrovolné: ale jejich pravidla jsou závazná ve chvíli, kdy je vyžadována certifikace,
- jsou všeobecné: mohou tedy být aplikovány v libovolném typu organizace,
- jsou aktivní: cílem je prevence v ochraně životního prostředí cestou snížení rizik a výdajů,
- jsou založeny na rozvoji: hledají cesty k neustálému zlepšování.
NEJDŮLEŽITĚJŠÍ NORMY EMS A JEJICH OBSAH
Normy ISO řady 14 000 zahrnují následující předpisy:
[*] ČSN EN ISO 14 001 a 14 004 pro EMS
[*] ČSN ENO 14 010, 14 011,1 a 14 012 specifikující požadavky na audit EMS a požadavky na kvalifikaci auditorů
[*] ČSN EN ISO 14 041 až 14 044 normy pro hodnocení životního cyklu výrobků
[*] ČSN EN ISO 14 020 až 14 024 pro ekologické značení
V současné době se soustřeďuje pozornost především na normu ISO 14 001 (Environmental management systems - Specification with guidance for use), která je mezinárodním základem pro provádění certifikace systémů ekologicky orientovaného řízení v podnicích.
Základní prvky normy ISO 14 001 jsou:
Environmentální politika
Je závazkem organizace stále zlepšovat své působení ve vztahu k životnímu prostředí. Politika je zpracována na základě výsledků úvodního přezkoumání a obsahuje konkrétní úkoly vedoucí ke zlepšení stavu životního prostředí v podniku. Měli by s ní být seznámeni zaměstnanci a měla by být dostupná veřejnosti.
Plánování
Organizace musí stanovit, dodržovat a aktualizovat cíle a záměry ve vztahu k ochraně životního prostředí a stanovit program pro dosažení těchto cílů.
Realizace a provoz systému
Tato část normy popisuje požadavky na rozdělení pravomocí a zodpovědností v souvislosti se systémem řízení životního prostředí. Požadavkem je rovněž provádění školení a výcviku na všech úrovních pracovního zařazení.
Zdrojem klíčových informací o provozu systému je dokumentace EMS. Obsahuje popis hlavních prvků systému a jejich vztahů. Organizace musí vyvinout systematickou metodologii zajišťující identifikaci postupů, které mají signifikantní vliv na životní prostředí a umožňující včasné zjištění možností vzniku havarijních událostí.
Kontrola systému
Organizace musí provádět pravidelné monitorování a měření charakteristik těch aktivit, které mohou mít vliv na životní prostředí. Nezbytné je stanovení procedury, která umožní periodické vyhodnocování sledovaných charakteristik a jejich soulad s environmentální legislativou. Provozovaný systém by měl být revidován v adekvátních intervalech. Vrcholový management musí periodicky provádět vlastní revizi EMS. Vlastní audit systému by měl ukázat možnosti změn politiky a dalších prvků EMS ve světle výsledků revizí EMS, měnících se okolností a závazku kontinuálního zlepšování.
PROČ PODNIKY ZAVÁDÍ EMS
Každý podnik usiluje o získání a udržení svých zákazníků. A to je vzhledem k sílící domácí i zahraniční konkurenci nelehký úkol. Trh vytváří stále přísnější požadavky a šanci na přežití má jen ten, kdo je s těmito požadavky schopen držet krok. Cena a jakost výrobku či poskytované služby, ale i dobré jméno firmy spoluvytváří konečný dojem obchodních partnerů o podniku.
Mezi základní požadavky na konkurenceschopnost každého účastníka trhu v dnešní době patří:
- zavedení a certifikace systému jakosti,
- zavedení a certifikace systému environmentálního managementu,
- účinná integrace systémů řízení.
Akreditace a provoz komplexního systému je pro zákazníky přesvědčivým důkazem, že organizace dodržuje podmínky zabezpečení jakosti výroby a služeb v souladu s požadavky ochrany životního prostředí.
Požadavky na systém environmentálního managementu (EMS) jsou v celosvětovém měřítku zahrnuty do norem řady ISO 14 000. Specifické požadavky na zavedení a provoz systému environmentálního managementu v rámci Evropské unie (EU) uvádí Směrnice Rady EU č. 1836/93 (EMAS).
Princip rozvoje vede podniky k působení na subdodavatele. Stále více organizací se tedy na své obchodní partnery obrací s dotazem: Má váš podnik systém environmentálního managementu? V případě, že zákazník obdrží více nabídek od dodavatelů, zcela jistě si vybere takového obchodního partnera, který disponuje systémovým přístupem ke všem svým činnostem, tedy i k ochraně životního prostředí.
ZAVÁDÍME SYSTÉM ENVIRONMENTÁLNÍHO MANAGEMENTU
ORGANIZACE PROJEKTU
Rozhodnutí
Prvým krokem k úspěšnému zavedení systému environmentálního managementu je rozhodnutí vedoucích pracovníků organizace. Nejsilnějším motivem k takovému rozhodnutí bývá zpravidla tlak obchodních partnerů.
Zatímco podnikoví ekologové mají zpravidla poměrně dobré povědomí o základních principech EMS, na jejich doporučení nebývá brán zřetel. Zcela výjimečným případem je iniciativa některého z vedoucích pracovníků organizace. Ať jsou již motivy k rozhodování jakékoli, je nezbytné, aby zavedení systému získalo podporu vedení skutečnou, nikoli jen formální. Součástí podpory je jmenování pověřence pro EMS a v dalších etapách vyčlenění příslušných finančních prostředků.
Současně musí padnout i strategické rozhodnutí o požadavcích na certifikaci podniku. Tedy, zda a kým certifikovat. Při tom je potřeba zvážit odvětvová a teritoriální specifika. Řada zemí nebo průmyslových odvětví uznává za "platné" certifikáty pouze od určitých certifikačních organizací. Specifický je v tomto například britský a do jisté míry i německý trh, a z hlediska odvětvového například automobilový, chemický nebo lodní průmysl.
S poradcem?
Jakýkoli systém lze zavádět samozřejmě bez pomoci externích spolupracovníků. Je však třeba zvážit, zda výsledná úspora převáží výhody spolupráce s externím partnerem. V případě, že organizace (zejména malé) nedisponují dostatkem finančních prostředků na poradce, mohou využít jejich služeb formou "coachingu", při kterém poradce navštěvuje organizaci jednorázově (cca 3-4 x podle potřeb a postupu projektu). Nebo skupina malých organizací téhož odvětví vytvoří sdružení a zavádí projekt v jednotlivých etapách současně. Výdaje na poradce jsou rozpočítány na jednotlivé organizace.
Ze zkušeností z praxe lze odvodit následující:
Již od doby, kdy vstoupila v platnost řada norem ISO 9000, vytváří podniky své systémy jakosti většinou s pomocí poradenských firem.
Přišly totiž na to, že tak mohou:
[*] snížit náklady,
[*] uspořit čas
[*] na minimum snížit riziko neúspěšné certifikace
Snížení nákladů
- zavádění systému se nemusí během své pracovní doby plně věnovat tým odborníků, kteří by se vzhledem k nedostatku zkušeností dopouštěli chyb a dostávali se do slepých uliček,
- podnikové pracovníky není třeba dlouhodobě a nákladně přeškolit ve vnějších vzdělávacích institucích na odborníky schopné zavést EMS,
- nedojde k neúspěšné certifikaci, která stojí zrovna tolik jako úspěšná
Úspora času
- zavádění EMS se nepotáhne tři až čtyři roky,
- vnější poradci navrhnou nejrychlejší a nejúčelnější způsob,
- poradce využije zkušeností získaných u jiných podniků,
- není třeba zbytečně rozsáhlé administrativy.
Snížení rizika
- poradce dobře zná požadavky a zvyky certifikačních orgánů,
- certifikační orgán neporadí, jak zjištěné nedostatky odstranit, poradce ano
- certifikační orgán se často opírá o práci vnějšího poradce podniku,
- poradce je schopen odpoutat se od zavedené podnikové praxe
Pět důvodů, proč organizace využívají služeb poradců
Nejčastější důvody, které vedou v praxi vedoucí pracovníky organizací k rozhodnutí o využití služeb poradců lze shrnout do pěti bodů:
Nejistota
Patří mezi nejběžnější důvody. Manažer má pocit nejistoty, protože nemá dostatek informací, v podniku roste kritika a neklid. Když se obrátí na poradce, je to jako když jdeme k lékaři. Doufáme, že nám řekne, že nejsme doopravdy nemocní - a pokud jsme, že nám pomůže se uzdravit.
Zvědavost
Někteří vedoucí pracovníci úspěšných podniků si poradce pozvou jako donora dalších nápadů a námětů. Poradce má pověst vynikajícího odborníka a tak je vždy naděje, že nám řekne něco, co nevíme. A nakonec, i když z toho nic užitečného nebude, můžeme si přece dovolit luxus pozvat si do podniku na pár dní vynikajícího odborníka!
Potřeba mít alibi
Někteří vedoucí pracovníci, a není jich málo, chtějí mít poradce jako alibi. Pokud něco jde špatně, pomalu, nebo vůbec ne, může za to poradce. Ten se vymění snadněji než příslušný odpovědný pracovník. Často chce vedoucí pracovník tím, že najme poradce, dokázat, že se problémem vážně zabývá. Chce zprávu, nic s ní však neudělá. Jakýkoli systém řízení lze tak v podniku zavést "papírově", nikoli reálně. Po krátkém žití zavedené postupy odumírají (nejčastěji po prvé úspěšné certifikaci) a systém zůstane jen ve formě stohů papírů.
Zlepšení dosahovaných výsledků
Naštěstí je v převážné většině případů využití služeb poradců zcela jasně motivováno odhodláním podniku zlepšit výkonnost a dosahované výsledky. Cílem je získat od poradce motivaci, znalost pracovních technik, odborné znalosti i kontakty v příslušném oboru.
Učení
V moderní filozofii poradenství se učení klienta stále častěji považuje za významný důvod pro spolupráci s poradcem. Takové projekty sledují dvojí účel: vyřešení specifického problému s využitím odborných znalostí poradce a transfer těchto znalostí na řídící a odborné pracovníky v podniku klienta.
Jak si vybrat poradce
Termín "poradce" lze použít na všechny osoby nebo organizace, které radí, jak rozhodovat. Většina poradců nemusí disponovat žádným zvláštním osvědčením o způsobilosti k vykonávání poradenské činnosti. Týká se to i poradců v oblasti zavádění EMS.
Řada expertů disponuje nejrůznějšími osvědčeními o absolvování kurzů, školení a osvědčeními o odborné způsobilosti ve specifických oborech (v oblasti životního prostředí jde nejčastěji o osvědčení k hodnocení vlivů na životní prostředí, o odborné způsobilosti k hodnocení nebezpečných vlastností odpadů nebo pro podávání odborných posudků podle zákona o ovzduší).
Žádné z těchto osvědčení není ještě zárukou, že nám poradce něco skutečně poradí. Praxi totiž žádné školení nenahradí.
To, že si podnik vybere při zavádění systému environmentálního managementu poradce neznamená, že na ně tento úkol přenese. Za prvé, poradci nemohou mít znalosti, které je možno získat dlouholetou praxí v příslušném oboru. Za druhé, i kdyby takové praktické zkušenosti měli a byli schopni předložit nejlepší strategické myšlenky a plány, vedení podniku a jeho pracovníci by mohli návrhy ignorovat nebo je přímo sabotovat jen proto, že se na jejich přípravě nepodíleli. Motivace pro realizaci strategie se rozvíjí v průběhu jejího formulování.
Na základě zkušeností z praxe lze shrnout:
- poměrně malá akce z hlediska počtu pracovních dnů poradců může firmě pomoci vyrovnat se s kritickými problémy řízení,
- zapojení, motivovanost a aktivní vůdčí role řídících pracovníků jsou pro úspěch záměru nezbytné,
- malé a střední podniky si také mohou dovolit užívat externí poradce v případech, kdy je projekt dobře připraven a řízen,
KRITÉRIA PRO VÝBĚR PORADCE
Pro výběr poradce neexistují žádná univerzální a standardní kritéria. Každý klient si definuje vlastní kritéria, vyjadřující očekávání firmy a zkušenosti, které firma již spoluprací s poradci získala. Přesto však mnohým klientům při volbě správného poradce může pomoci uplatnění následujících osmi kritérií:
Profesionální integrita
Je to základní podmínka pro výběr. Nebudou-li klienti slevovat v otázkách integrity a etických standardů, bude možno mnohem snadněji zodpovědět mnoho otázek a vyhnout se mnoha problémům. V praxi jsme se setkali s několika výběrovými řízeními, při kterých byla tato pravidla ze strany pracovníků organizace i ze strany poradenské firmy porušena.
Jistá poradenská firma si tak například "koupila" zakázku na zavedení EMS v jednom z významných průmyslových podniků. Nekompetentnost vedení podniku, které umožnilo manipulaci s výsledky výběrového řízení, se projevila i nedostatečnou podporou projektu. Poradenská firma, která si zakázku "koupila", nedisponovala kvalitním know-how. Do roka skončili v podniku své působení poradci i někteří vedoucí pracovníci podniku...
Profesionální způsobilost
V praxi je třeba odlišit odbornou způsobilost poradenské firmy a individuálního poradce. Vždy je třeba mít na paměti, že profesionální způsobilost všech poradců firmy nemůže být stejná. Klienti by se měli seznámit přímo s příslušným poradcem, který bude působit v jejich podniku. Jinak se vystavují riziku, že prostřednictvím poradenské firmy najímají méně zkušené pracovníky.
Je třeba tedy zvážit: dosažený stupeň vzdělání poradce, další školení, kurzy, stáže, délka a druh praxe v poradenství, reference klientů, publikované knihy a články atp. Tyto údaje bývají obsaženy v curricullum vitae, které si lze vyžádat jako součást nabídky.
Vzájemné porozumění
Vztah k poradci je vztahem mezi lidmi, ne vztahem mezi organizacemi. Tento vztah se především zakládá na vzájemné důvěře. Pouze v partnerském prostředí lze kvalitně a efektivně pracovat.
Koncepce projektu
Koncepce projektu v zavádění systémů řízení bývá zpravidla u všech poradenských firem obdobná. Přesto řada poradců je schopna dokladovat na příkladu již realizovaných projektů i unikátní řešení určitého problému. V každém případě je však nezbytné, aby poradce prokázal, že porozuměl problému organizace a že je schopen jej efektivně řešit.
Schopnost dodat slíbené
Poradce musí být schopen dodat to, co slíbil. Dodržení domluvených termínů je naprostým základem pro spolupráci mezi klientem a poradcem. Poradce musí být rovněž schopen pružně reagovat na cizí prostředí. Zvláště důležité je to při využití služeb zahraničních poradců. Ti mnohdy neznají místní prostředí (v oblasti EMS se to týká zejména legislativy) a je tedy praktické se pro realizaci projektu spojit s domácím poradcem v součinnosti se zahraničním. V neposlední řadě to znamená značnou finanční úsporu.
Schopnost zmobilizovat další zdroje
V některých případech si realizace projektu vyžaduje přítomnost specialistů (v případě EMS například na prevenci znečištění, havarijní připravenost nebo jednotlivé složky životního prostředí). Poradce by měl být schopen garantovat, že je v případě potřeby schopen takové odborníky zajistit za přijatelnou cenu.
Cena poradenské služby
Výdaje na poradenské služby při zavádění EMS se řádově zpravidla neliší. Za obdobnou cenu jsou však v některých případech nabízeny služby současně zahraničního experta v součinnosti s domácím poradcem. Z hlediska nabízené hodnoty je tato cena tedy výhodnější, protože zahrnuje i člověko-dny zahraničního poradce, který je v průměru čtyřikrát až pětkrát dražší než domácí.
Je-li nabízená cena významně nižší, než je nabídkový průměr, je třeba zvážit následující: je to obvyklá cenová politika poradce, nebo dělá výjimku, aby dostal vaši zakázku? Proč potřebuje sáhnout k této výjimce? Má jeho firma potíže nebo je to jen marketingový trik? Zaměstnává méně kompetentní pracovníky?
Pověst poradce
Pověst poradce nebo poradenské firmy je dána tím, jak se na ni klienti a celá veřejnost dívají. Je dobré si uvědomit, že se asi nenajde firma, která má zcela čistý image. Pověst firmy ovlivňuje často její vlastní reklamní kampaň. Pověst poradce nebo poradenské firmy je tak často náhražka, po které klient sáhne, nemůže-li použít konkrétnější a spolehlivější kritéria.
Výběrové řízení
1. krok: zadání
Podmínky zadání představují klientovu definici problému a jeho představu o pomoci, kterou očekává od poradce. Ukazují, jak daleko se klient při řešení problému dostal.
2. krok: schválení zdrojů a postupu
Vedení organizace musí mít zcela jasnou představu o financování a řízení projektu. V této fázi vzniká výběrová komise.
3. krok: užší výběr (short-listing)
Znamená výběr skupiny poradců, kteří budou osloveni. V praxi, pokud výběrové řízení nepodléhá zákonu č. 199/94 Sb., o zadávání veřejných zakázek, se počet oslovených firem pohybuje v rozmezí 3-6 + 2 v rezervě.
4. krok: výzva k předložení návrhů
Kandidáti do užšího výběru jsou písemně vyzváni k předložení nabídek. Dostanou úplný soubor informací, mezi něž patří zejména: informace o proceduře výběru a kritériích pro výběr, zadání, údaje o organizaci (zaměření organizace, počet pracovníků, organizační schéma...), údaje o možnosti získat další informace, jasný a podrobný popis požadovaného obsahu, struktury a prezentace nabídky, termín na předložení, adresa, počet kopií a případná další sdělení.
5. krok: předložení návrhů
Poradci potřebují k vypracování nabídky dostatečný časový prostor. Za čas pro vypracování nabídky lze považovat 1-3 měsíce. Je-li součástí výběrového řízení návštěva poradců v podniku, lze to považovat za významný zdroj informací o zpracovatelích nabídky. Ze strany podniku to ale vyžaduje značné personální zatížení (k dispozici musí být příslušní kompetentní pracovníci).
6. krok: vyhodnocení návrhů
Kritéria pro vyhodnocení návrhů by měla být jasně definována. Každé kritérium lze oznámkovat od 1 do 100 a určit, že vyhovující budou například hodnocení od 60 a více. Každému kritériu bude přiřazena váha podle důležitosti. Největší důležitost je přikládána zpravidla plánu práce, resp. přístupu k projektu (25-40 %), navržení klíčových pracovníků (40-60 %), cenu (10-30 %) a všeobecnou zkušenost firmy (10-20 %).
Kde dělají poradci nejčastěji chyby
Většina domácích poradců má zpravidla velmi dobrou odbornou úroveň. Nejčastěji jsou to specialisté na ochranu životního prostředí, v některých případech specialisté na systémy jakosti. Pokud se v zavádění systému vyskytnou závažné překážky, nemusí to vždy být z jejich viny. V praxi jsme se však setkali i se zřejmými nedostatky ze strany poradců.
Někteří z nich nedisponovali kvalitním know-how, neovládali užití základních poradenských nástrojů nebo nebyli schopni pružně reagovat na vývoj podmínek. Tito poradci si evidentně neuvědomili, že klienti si normy umí přečíst sami a jejich recitace poradcem jim nepomůže.
Nedostatky různých poradců:
- Úvodní přezkoumání realizovali poradci "externím" způsobem. Do projektu nezahrnuli interní pracovníky a metodicky postupovali tak, jak byli zvyklí například z "privatizačních" auditů. Výsledkem bylo, že pracovníci organizace nebyli od počátku zataženi do zavádění systému a v dalších etapách tyto snahy již ignorovali.
- Zpracovali úvodní přezkoumání a konstatovali, že tím je systém v podstatě zaveden, další je již na organizaci.
- Do úvodního posouzení poradci zahrnuli pouze oblast vlivů na životní prostředí, související činnosti a potenciální vlivy opomenuli.
- Neovládali základní principy dokumentování systému.
- Zpracovali veškerou dokumentaci I. a II. vrstvy sami a klientovi pak předložili "stoh" papírů. Výsledkem bylo, že systém byl perfektně popsán, nikdy však nebyl uveden do života.
Kde dělají chyby organizace
- Vedení organizace vyslovilo podporu projektu pouze formálně, v praxi ji nenaplnilo.
- Organizace v průběhu zavádění systému opakovaně měnila svoji organizační strukturu.
- Poradci nebyli smluvně vázáni žádným termínem, byli placeni za konzultace a tak čím více návštěv v podniku absolvovali, tím lépe pro ně.
- Organizace se zavedeným systémem jakosti si najala téhož poradce, který jim pomáhal tento systém zavést i pro EMS. Nedisponoval však žádnými znalostmi z oblasti péče o životní prostředí.
- Organizace si objednala zavedení systému "na klíč". Pracovníci nebyli do projektu takřka zahrnuti. Výsledkem byl popsaný "stoh" papíru a nefunkční systém.
ÚVODNÍ PŘEZKOUMÁNÍ
Cílem úvodního přezkoumání je zjistit výchozí stav organizace při zavádění EMS a, v optimálním případě, rovněž maximum údajů o provozu organizace. Kvalitně vypracované úvodní přezkoumání je základním kamenem stavby systému environmentálního managementu.
Na úvodním přezkoumání i na dalších etapách projektu se účastní pracovníci podniku.
Norma ČSN EN ISO 14 001 neudává žádné podrobnosti týkající se úvodního přezkoumání stavu péče o životní prostředí v organizaci. Organizace a jejich poradci používají v této fázi různé nástroje.
V naší praxi s úspěchem používáme postup vypracovaný na základě metodiky Wiener Institut für Ökologische Wirtschaftsforschuz. Tento postup spočívá ve zpracování podrobného checklistu a jeho vyhodnocení, prostudování písemných podkladů, provozu podniku a rozhovorů s příslušnými pracovníky. Již v této fázi pomáháme organizaci vytvořit si právní registr a registr environmentálních vlivů.
Organizace v některých případech používají rovněž program vlastního hodnocení (Environmental Self Assessment Program, ESAP). Jedná se o obecnou osnovu šestnácti principů. Jednotlivé principy jsou navrženy tak, aby organizace mohla přesně identifikovat klíčové oblasti, na které je třeba se dále zaměřit.
Dalším z nástrojů užívaných pro vlastní hodnocení podniku je mezinárodní environmentální bodovací systém (International Environmental Rating Systém, IERS). Ten spočívá v bodovacím systému složeném z 18 okruhů rozdělených na podskupiny. Ty obsahují otázky směřované na jednotlivé složky EMS.
ENVIRONMENTÁLNÍ PROGRAM
Další etapy zavádění systému environmentálního managementu vychází z výsledů úvodního přezkoumání. Nejprve organizace stanoví zásady ekologické politiky. Ta v obecných principech deklaruje závazek vrcholového vedení organizace podporovat systém environmentálního managementu, zahrnuje připravenost organizace k soustavnému zlepšování a prevenci znečišťování, odpovídá všem aktivitám podniku ve vztahu k ochraně životního prostředí, zavazuje organizaci dodržovat platné právní předpisy, poskytuje rámec pro stanovení environmentálních cílů a cílových hodnot a je účinným nástrojem komunikace.
Již v úvodním posouzení, nebo v samostatné etapě navazující na něj, organizace zjistí své environmentální aspekty. Jejich zjištění probíhá (ve smyslu prováděcí normy ČSN EN ISO 14 004) ve čtyřech krocích:
1. Výběr činnosti nebo procesu
2. Určení environmentálních aspektů organizace, výrobku, služby
3. Určení environmentálních vlivů
4. Vyhodnocení významnosti vlivů
V naší praxi s úspěchem používáme v této etapě nástroje hodnocení nazvaného FMEA (Failure Mode and Effects Analysis), tedy analýzu příčin a následků vad. Ta se běžně používá v rámci systému jakosti a její modifikovaná forma pro životní prostředí je organizacemi snadno akceptovatelná. Její výhodou je, že jasně vyhodnocuje rizika a tedy i priority v řešení problémů.
V další etapě organizace navrhuje, pokud tak již dříve neučinila, svoji strukturu péče o životní prostředí včetně matice zodpovědností a zpracovává právní registr, tedy jakousi sumu minimálních legislativních požadavků, které by organizace měla dodržovat.
Na základě výsledů úvodního přezkoumání a rámce daného environmentální politikou organizace dále definuje své cíle a záměry v určitém časovém horizontu. Cíle by měly být kvantifikovatelné (například snížit do dvou let množství odpadů o 20 % a spotřeby energie o 10 %).
Jakým způsobem bude dosaženo stanovených cílů udává program EMS. Jedná se o soubor opatření s jasně definovanými termíny plnění a odpovědností za jejich plnění. Příkladem může být: zavedení programu čistší produkce do 45. kalendářního týdne, odpovídá vedoucí oddělení životního prostředí
Jedním z prubířských kamenů zavádění systémů environmentálnmího managementu je dokumentování systému. Postupy a procesy musí být jasně definovány, dokumentovány a aktualizovány. Ve vrcholu pomyslné pyramidy dokumentace stojí příručka environmentálního managementu, která popisuje prvky systému. Obsahuje například základní definice, environmentální politiku organizace, rozdělení kompetencí nebo znázornění systému dokumentace.
Druhou vrstvu tvoří směrnice (například dokumentování systémových prvků, dokumentování funkčních prvků, dokumentování péče o složky životní prostředí atp.) a třetí vrstvou jsou pracovní postupy (například pracovní postup nakládání s odpadem). Na tyto tři vrstvy dokumentace navazují zdrojové podklady, jakými jsou například protokoly o měření nebo zápisy z kontrol.
Veškerá dokumentace musí být označena datem vzniku, stupněm a datem revize, měla by být snadno identifikovatelná, utříděná, aktualizovatelná a po stanovenou dobu archivovatelná.
Důležitou etapou v zavádění EMS je školení a motivování zaměstnanců. Prolíná se všemi kroky zavádění: od úvodního informování vrcholových pracovníků organizace, školení řadových pracovníků až po školení interních auditorů. Jen důkladným proškolením pracovníků organizace, vyhodnocením účinnosti těchto školení a účinnou motivací zaměstnanců lze zajistit funkčnost a efektivnost systému.
ZAVEDENÍ SYSTÉMU
Zavádění systému spočívá v provádění naplánovaných kroků v předem stanovených termínech za vedení k tomu kompetentních pracovníků.
Řada informací a studií potřebných pro realizaci navržených opatření (například pro předcházení vzniku odpadů, zpětný odběr a využití obalů nebo technologická opatření) jsou k dispozici v podnicích téhož odvětví, na odvětvových svazech nebo v on-line databázích.
Fáze implementace často vyžaduje zvýšené investiční nároky (například na instalaci měřících a monitorovacích zařízení). Úspor lze však dosáhnout také realizací organizačních opatření (zvýšený dozor, zprůhlednění materiálových a finančních toků).
Součástí této etapy jsou kontrolní a nápravná opatření. Organizace musí měřit, monitorovat a hodnotit svůj environmentální profil a periodicky vyhodnocovat naplňování cílů stanovených v programu EMS.
VYHODNOCENÍ
Vyhodnocování zavedeného systému musí probíhat periodicky, a to na základě zavedeného programu auditů.
Audity mohou být prováděny interně i externě a mohou být zaměřeny na plnění prvků normy nebo na specifické oblasti - např. audit odpadového hospodářství, energetický audit , audit pracovní hygieny atp.
V předem stanovených časových intervalech musí vedení organizace provádět přezkoumání systému tak, aby byla zajištěna jeho trvalá vhodnost, adekvátnost a účinnost. S ohledem na výsledky auditů se vedení organizace musí zabývat potřebou změny environmentální politiky, cílů a záměrů atp. Vedení organizace vypracovává prohlášení o péči o životní prostředí.
Závěrečnou fází zavádění systému environmentálního managementu je příprava na ověření a audit provedený nezávislým certifikačním orgánem.
ZPRÁVY O ŽIVOTNÍM PROSTŘEDÍ
Povinnost informovat veřejnost o stavu péče o životní prostředí je zakotvena ve směrnici EU 1836/93 EMAS. Norma ČSN EN ISO 14 001 nepožaduje povinné poskytování informací o stavu péče o životní prostředí v organizaci. Vyžaduje však vytvoření dokumentovaných postupů pro externí i interní komunikaci.
Řada vyspělých organizací, a to i těch, které EMS/EMAS ještě nezavedly, publikují každoročně své zprávy o životním prostředí. Tyto zprávy slouží k propagaci organizace, k informování veřejnosti i jako zdroj informací pro podniky téhož průmyslového odvětví. Lze je tedy do jisté míry použít jako nástroj "benchmarkingu", tedy k porovnání profilu organizace s profilem jiných srovnatelných organizací nebo s určitými průměrnými ukazateli profilu v daném průmyslovém odvětví. K tomu, aby byl "benchmarking" skutečně efektivní však chybí dva předpoklady:
- dostatečná četnost zpráv: zprávy o životním prostředí nepublikují všechny organizace, ale pouze ty úspěšné,
- obsahová jednotnost: zprávy obsahují často odlišné údaje a v řadě případů je tedy nelze vzájemně porovnat.
I v této oblasti se však blýská na lepší časy. Na národní i mezinárodní úrovni existují organizace, které se standardizací zpráv zabývají. Lze zmínit například FEE Evropské unie, globální iniciativu CERES nebo britskou ACCA.
Další směr ve vývoji EMS lze mimo jiné spatřovat právě v rozvoji zpráv o životním prostředí jako informačního a srovnávacího nástroje.
UŽITÍ EMS KE SNÍŽENÍ VÝDAJŮ
Zavádění systému environmentálního managementu znamená na jedné straně výdaje na opatření v oblasti ochrany životního prostředí, na straně druhé však přináší obrovský potenciál ke snížení kontinuálních výdajů, jakými jsou například poplatky, úplaty, sankce, výdaje za nadměrnou spotřebu energií a surovin nebo neefektivní nakládání s odpady.
Již úvodní přezkoumání stavu ochrany životního prostředí v organizaci často naznačí velké možnosti snížení finančních výdajů. Systém environmentálního managementu je vztažen na pracovníky všech úrovní řízení podniku. Péče o životní prostředí se tak účastní všichni zaměstnanci. Všichni jsou motivováni k nalézání a aplikaci nových postupů.
Slabé body výroby z hlediska ochrany životního prostředí bývají nejčastějšími příčinami vyšších nákladů na výrobu, a tedy i výsledné ceny výrobku. Slabé body ale není možno identifikovat bez podrobné environmentální analýzy.
Značný potenciál ke snížení nákladů na výrobu bývá v oblasti nakládání s odpady. To znamená možnost úspor, které mohou být dosaženy často pouhými organizačními změnami a zvýšením kvalifikace pracovníků v oblasti ochrany životního prostředí, aniž by to vyžadovalo významné investiční náklady.
V jednom z podniků se nám například podařilo dosáhnout až 80 % úspor v oblasti odpadového hospodářství.
Rovněž v oblasti nakládání s vodami se skrývá značný potenciál k úsporám. Zavedením EMS u jednoho z nejvýznamnějších německých producentů minerálních vod se podařilo díky novým procesům v oblasti čištění vody použité při vymývání lahví snížit náklady na spotřebu energie, vody a produkci odpadních vod o 30 %. Když jsme seznámili některé domácí výrobce minerálních vod s touto možností, neměli zájem. Trh byl ve fázi růstu a zákazníci platili.
JAKÉ VÝHODY PŘINÁŠÍ ORGANIZACÍM ZAVEDENÍ EMS?
Obchodní
- zlepšení spolupráce a image podniku ve vztahu k zákazníkům,
- zlepšení vztahu veřejnosti k podniku,
- využití k propagaci podniku,
- zlepšení spolupráce se zahraničními partnery.
Provozní
- včasná identifikace a náprava problémů (technologických, legislativních...) vlastními silami,
- snížení rizika vzniku havarijní situace,
- zvýšení motivace zaměstnanců,
- snížení produkce znečišťujících látek,
- omezení byrokracie při jednání se zahraničními klienty a dodavateli v důsledku implementace mezinárodních předpisů.
Finanční
- snížení nákladů na spotřebu energií a surovin,
- snížení nákladů v oblasti odpadového hospodářství,
- zvýšení přístupnosti k investičním zdrojům,
- snížení nákladů na sanaci havarijních událostí.
Legislativně - správní
- soulad provozu podniku s legislativními požadavky,
- zlepšení spolupráci se správními a kontrolními orgány.
EMS A DALŠÍ SYSTÉMY ŘÍZENÍ
SYSTÉM JAKOSTI
Je nejdéle existující a v praxi i nejlépe prověřený systém, který je s úspěchem zaveden v tisících organizacích po celém světě. Specifikují jej normy řady ISO 9 000. Ke stěžejním normám patří:
- ČSN EN ISO 9001 Systémy jakosti - Model zabezpečování jakosti při navrhování, výrobě, uvádění do provozu a servisu
- ČSN EN ISO 9 002 Systémy jakosti - Model zabezpečování jakosti při výrobě, uvádění do provozu a servisu
- ČSN EN ISO 9003 systémy jakosti - Model zabezpečování jakosti při výstupní kontrole a zkouškách
Normy jsou určeny pro všechny typy organizací.
ENVIRONMENTÁLNÍ MANAGEMENT
Systémy environmentálního managementu podle ČSN EN ISO 14 000 (EMS) nebo směrnice EU 1836/93 (EMAS) upravují péči o životní prostředí. Podle nich se podniky dobrovolně podrobují pravidelnému a systematickému přezkušování péče o životní prostředí. Díky zpřísňujícím se cílům se je zajištěno, že se budou podniky kontinuálně zlepšovat v péči o životní prostředí.
PODOBNOSTI A ODLIŠNOSTI MEZI SYSTÉMEM JAKOSTI A SYSTÉMEM ENVIRONMENTÁLNÍHO MANAGEMENTU
Norma ČSN EN ISO 14001 vychází ze stejného konceptu jako ČSN EN ISO 9000, který spočívá v zajišťování obecných požadavků na řídící systémy k zajištění specifických funkcí organizace. Společné nebo podobné oblasti obou norem zahrnují:
[*] Politiku
[*] Management Review
[*] Nápravná/Preventivní opatření
[*] Kontrolu
[*] Záznamy
[*] Interní audity
[*] Tréning
[*] Organizační strukturu
Odlišnosti:
Zatímco norma ISO 9000 je zaměřena na požadavky zákazníků, ISO 14 001 směřuje k potřebám širokého okruhu zainteresovaných stran - akcionářů, veřejnosti, zaměstnanců, ochráncům životního prostředí, státním a správním orgánům atd. Oblasti unikátní pro normu ISO 14 001 jsou následující:
[*] Systém pro zajištění souladu s existující environmentální legislativou
[*] Soulad s resortními předpisy
[*] Princip neustálého zlepšování a prevence znečištění
[*] Identifikace příbuzných nebo významných vlivů na životní prostředí
[*] Identifikace cílů a záměrů
[*] Havarijní připravenost a odpovědnost
[*] Komunikace týkající se environmentálních aspektů
ZABEZPEČENÍ HYGIENY
Analýza nebezpečí v kritických bodech řízení, zkráceně HACCP (z anglického Hazard Analysis of Critical Control Point) je opatření k zabezpečení hygieny platící nejenom v rámci EU, ale podle zákona o potravinách č. 110/1997 Sb. s účinností od 1. 7. 1998 i v České republice. Cílem je zaručit systematickou vlastní kontrolu hygieny v podnicích potravinářského průmyslu. Při tom je třeba stanovit potenciální rizika pro potraviny, identifikovat kritické body ve výrobě, jejich kontrolu a opatření, která budou realizována. Ten dokumentuje hraniční hodnoty pomocí jejich přezkoušení a tvoří tak jádro konceptů HACCP.
BEZPEČNOST PRÁCE
Zavádění systému bezpečnosti práce je předmětem nově připravované ISO normy.
INTEGRACE SYSTÉMŮ
Zkušenosti z projektů realizovaných v různých typech průmyslových podniků ukazují, že zavedení systematických postupů v řízení může snížit neefektivní výdaje a významně usnadnit práci vedoucích pracovníků podniku. To jsou také hlavní důvody, proč jsou zaváděny systémy řízení jakosti, péče o životní prostředí, hygienu a bezpečnost práce a proč se tyto systémy těší rostoucí oblibě.
Integrace systémů řízení je zcela reálná. Vždy je však třeba pečlivě zvážit, zda provozované systémy jsou vybudovány na takové úrovni, aby jejich integrace neznamenala místo zjednodušení dokumentace naopak nárůst neefektivní byrokracie. V praxi lze tedy bez problémů integrovat systémy malých podniků nebo systémy dostatečně ustálené.
Pro znázornění integrace dvou různých řídících systémů byla zvolena výroba potravin. Především v potravinářském průmyslu je kladen velký důraz na zajištění veškerých aspektů péče o jakost, hygienu i životní prostředí.
Spotřebitelé se však často setkávají s informacemi o poškození zdraví občanů po požití závadných potravin. To k dobrému jménu jejich výrobců rozhodně nepřispívá. V zájmu producentů potravin je tedy předcházet závadám ve výrobě a snížit tak riziko ohrožení lidského zdraví na minimum.
Obdobně je tomu i v oblasti péče o životní prostředí, kde jsou výrobci pod stále sílícím legislativním i obchodním tlakem na zabezpečení provozu podniků s minimálními vlivy na životní prostředí.
PŘÍPRAVA NA ZAVÁDĚNÍ SYSTÉMÚ
Mají-li být úspěšně zavedeny systémy EMS a HACCP, je třeba důkladně provést plánování celého postupu. Při tom je třeba mít na zřeteli, že oba systémy musí být zaváděny od začátku do konce společně. Jen tak se lze vyhnout zpětným změnám nebo opravám v systémech.
ÚVODNÍ PŘEZKOUMÁNÍ
Úvodní přezkoumání je významný nástroj sloužící k poznání aktuální situace v podnikové péči o životní prostředí. Ve vztahu k ochraně životního prostředí a hygieně je možno z tohoto úvodního posouzení vyvodit nezbytná opatření. Za tímto účelem je stanoven auditorský tým, který disponuje odpovídajícími zkušenostmi v oblasti životního prostředí a hygieny.
OCHRANA ŽIVOTNÍHO PROSTŘEDÍ
Z hlediska směrnice EU 1836/93 je požadováno provedení úvodního přezkoumání. Tento postup je doporučován i při zavádění EMS podle norem ISO 14 000. V rámci přezkoumání situace péče o životní prostředí v podniku jsou, po vyplnění dotazníkového formuláře, stanoveny hlavní vlivy na životní prostředí. Tato úvodní analýza je dále rozšířena i o hygienické aspekty.
HYGIENA
Při stanovení úkolů ve smyslu analýzy kritických bodů řízení v potravinářském průmyslu je doporučováno, aby v rámci úvodního posouzení procesu výroby potravin byly stanoveny a zaznamenány kritické body z hlediska možného hygienického ohrožení. Tyto údaje jsou pak výchozím bodem pro další opatření.
STANOVENÍ OPATŘENÍ
Je-li ukončeno úvodní prozkoumání situace, což je zpravidla dosti časově náročné, následuje stanovení příslušných opatření. Jak vyplývá z úvodní analýzy, jsou navržena a realizována zcela konkrétní opatření v jednotlivých částech procesu výroby. Při zavádění těchto opatření je vhodné mít na zřeteli nejenom vlastní provedení studie HACCP, ale i vytvoření příručky řízení.
VYTVOŘENÍ PŘÍRUČKY ŘÍZENÍ
Příručka řízení je jedním ze základních opatření v rámci výstavby systému řízení. Zahrnuje společně relevantní dokumenty podniku z oblastí ochrany životního prostředí a hygieny. Při zpracování příručky řízení je třeba věnovat zvýšenou pozornost její návaznost na již existující dokumenty (například provozní řád laboratoří, havarijní řád nebo provozní řád nakládání s odpady). Pokud jsou kvalitně zpracovány, je možno ponechat je v aktuálním stavu. Příručka řízení se tak bez zbytečných nákladů stane hybnou osou celého systému.
ZAVEDENÍ STUDIE HACCP
Na počátku je třeba vytvořit pracovní tým. Pracovníci týmu mají mít, jak již bylo výše uvedeno, kromě dostatečných zkušeností v oblasti hygieny, současně také důkladné znalosti podnikových procesů. V praxi to znamená zejména navázání kvalitní vzájemné spolupráce například mezi pracovníky z oddělení laboratoří a pracovníky ve výrobě.
Tento tým nemá tedy pouze za úkol řídit postup zavádění systému. Veškeré stupně výroby musí být prošetřeny z hlediska jejich možných vlivů na hygienu. To začíná dopravou vstupních materiálů, jejich přípravou pro výrobu, následuje kontrola výroby a dále kontrola balení výrobku, skladování a prodeje.
Ve studii HACCP jsou dále popsány cílové skupiny produktů. Jako příklad je možno uvést potraviny, které přichází do nemocnic a na které jsou kladeny vysoké nároky z hlediska jakosti i množství.
Nakonec je celý výrobní proces velice dobře sledován. Vhodné je zařazení monitoringu uprostřed celého procesu, protože zde je možné ovlivňovat postupy i v dalších fázích výroby stejně jako i parametry výroby (teplota, tlak, kolísání hodnot).
Tato sledování jsou předpokladem pro stanovení možných zdrojů obtíží, tj. "kritických bodů". Kritickým bodem lze často označit určité mezní hodnoty. Tyto mezní hodnoty jsou uvedeny ve zkušebním protokolu. Důležitá jsou zejména upozornění na potřebná opatření. Diky změnám v postupech nebo v organizaci podnikových pracovišť je však třeba počítat i se vznikem zcela nových "kritických bodů". Závěrem je zjišťováno, jaké jsou vedeny záznamy o celém procesu a kdo za ně odpovídá.
DOKUMENTACE
Dokumentace systémů péče o ochranu životního prostředí a hygienu často rozhoduje o úspěchu i neúspěchu celého systému. Je-li příručka zpracována komplexně a v odpovídajícím rozsahu, je její častá aktualizace nepravděpodobná.
DOKUMENTACE HACCP
K dokumentaci je třeba počítat především plán HACCP, který popisuje postup prací na studii HACCP.
Plány toku produktů popisují výrobní procesy podle údajů o čase, teplotě atp. Formuláře možných obtíží spolu s hraničními údaji o sledovaných ukazatelích, stejně jako i potřebné postupy k realizaci nápravných opatření, jsou uvedeny v kontrolním plánu HACCP.
Výstavba a rozčlenění příručky řízení
Podle našich zkušeností je nejefektivnější spojit v příručce řízení systémy péče o hygienu i životní prostředí. Součástí příručky se tak stanou, kromě kapitol věnovaných popisu systému zajištění péče o životní prostředí i kapitoly zaměřené na popis systému péče o hygienu a na preventivní zabezpečení výroby z hlediska potenciálních hygienických rizik. V rámci posledně zmíněné kapitoly je uveden rovněž popis průběhu studie HACCP a popis úkolů v oblasti zabezpečení hygieny v přípravě, výrobě a finalizaci výrobků.
SITUACE V ČR
Lavinovitý nárůst počtu organizací se zavedeným systémem environmentálního managementu nejlépe dokládá následující graf:
SHRNUTÍ A VÝHLED
V souvislosti s připravovaným členstvím České republiky v Evropské unii obstojí v konkurenci ostatních výrobců pouze takové podniky, které budou schopny užívat systémy řízení.
Budoucí vývoj jednoznačně směřuje k postupné integraci těchto systémů.
Vzhledem k nutnosti finančních úspor a vzhledem k rostoucím požadavkům na systémy jakosti, péče o ochranu životního prostředí, hygienu a bezpečnost práce, nemůže si žádný podnik již dovolit jednotlivé systémy izolovat. Zavádění a integrace systémů řízení se tedy stává prvořadým úkolem všech vyspělých a konkurence schopných organizací.
