Součástí zadávací dokumentace musí být technické podmínky veřejné zakázky určující požadavky na jakost a technické vlastnosti předmětu veřejné zakázky, a také jednoznačné vymezení množství a druhu požadovaných prací, dodávek či služeb.
Poté, co jsou zveřejněny podmínky soutěže a je předána zadávací dokumentace, je třeba uzavřít se subjekty, které budou realizaci veřejného projektu zajišťovat, příslušné smlouvy.
Podávání návrhů na uzavření smlouvy je možné osobně anebo doporučenou poštou, v písemné podobě, v uzavřených obálkách označených názvem veřejné zakázky a opatřených na uzavření razítkem, případně podpisem uchazeče.
Budou-li nabídky hodnoceny podle ekonomické vhodnosti nabídky, může zadavatel rozhodnout o oddělení nabídkové ceny v nabídce do samostatné obálky. Každý zájemce o veřejnou zakázku může podat pouze jednu nabídku.
Při přijímání obálek s nabídkami se každá obálka označí pořadovým číslem, datem a hodinou doručení a stejné údaje se vepíší i do seznamu nabídek, který je třeba vést. Při osobním doručení nabídky pak musí být jejímu doručiteli vystaveno potvrzení o jejím přijetí.
Otevírání obálek s nabídkami
Pro otevírání obálek s nabídkami jmenuje zadavatel komisi, která má minimálně tři členy. Postup otevírání obálek s nabídkami pak probíhá v několika krocích. Nejdříve komise vypracuje prezenční listinu účastníků otevírání obálek (kromě zadavatele se mohou otevírání obálek s nabídkami zúčastnit uchazeči, jejichž nabídky byly zadavateli doručeny v soutěžní lhůtě, zástupci Úřadu pro ochranu hospodářské soutěže, zástupci Ministerstva financí ČR, případně zástupci orgánu, z jehož rozpočtu se provádí úhrada). Komise zkontroluje, zda jsou všechny nabídky neporušeny a jsou-li v souladu se seznamem podaných nabídek. Postupně se pak otevírají jednotlivé obálky podle pořadí, v jakém byly podány, a komise kontroluje úplnost nabídek podle podmínek soutěže.
Komise kontroluje pouze to, zda nabídka obsahuje požadované doklady, nezkoumá však jejich správnost či úplnost. V případě, že chybí některý z požadovaných dokladů, je nabídka vyřazena z dalšího posuzování a hodnocení, což je účastníkům sděleno, a zadavatel pak musí bezprostředně provést jeho vyloučení (komise nemá právo uchazeče ze soutěže vyloučit, toto právo má výhradně zadavatel). Je-li vše v pořádku, komise sdělí jméno a sídlo uchazeče, včetně nabídkové ceny (nebyl-li stanoven požadavek na její oddělení) a skutečnost, zda byla složena jistina.
Na závěr komise zpracuje protokol o otevírání obálek, jehož součástí jsou údaje o jednotlivých nabídkách oznámené účastníkům, skutečnost, zda jednotlivé nabídky vyhověly či nevyhověly kontrole, údaje o počtu nabídek, a časové údaje o jejich doručení. Protokol podepisují členové komise a k podpisu jsou oprávněni i uchazeči.
Posuzování a hodnocení nabídek
Pro posuzování a hodnocení nabídek je jmenována komise v minimálním počtu tří členů. Tolik musí být také náhradníků, zejména z důvodu jejich odborné zastupitelnosti.
Výběr konkrétní metody hodnocení nabídek je plně v kompetenci komise. Zákon nepředepisuje žádnou konkrétní metodu hodnocení a výběru nejvhodnější nabídky. Využít tak lze celé řady metod, které používají různé stupnice a postupy stanovení vah, např. metodu nominální stupnice, ordinální klasifikační stupnice, ordinální bodovací stupnice, kardinální číselné stupnice atd.
Komise na závěr této fáze vypracuje Zprávu o posouzení a hodnocení nabídek. Obsahuje údaje o složení komise, přehled nabídek, popis a výsledek posouzení, případně posouzení příslušnými odborníky, zdůvodnění výběru a výsledné pořadí nabídek. Tuto zprávu podepisují všichni členové komise.
Zadavatel je na základě posouzení a hodnocení nabídek komisí povinen rozhodnout o výběru nejvhodnější nabídky, pokud si nevyhradil právo odmítnout všechny předložené nabídky. Rozhodnutí zadavatele o výběru nejvhodnější nabídky nemusí odpovídat pořadí nabídek, které stanovila komise pro posuzování, ale zadavatel musí své rozhodnutí zdůvodnit.
Zadavatel je povinen písemně v zadávací lhůtě oznámit všem uchazečům své rozhodnutí o výběru nejvhodnější nabídky. Součástí oznámení musí být identifikační údaje o zakázce a zadavateli, rozhodnutí o výběru nejvhodnější nabídky, včetně údajů o vybraném uchazeči (obchodní jméno, u právnických osob sídlo, u fyzických osob bydliště a místo podnikání) a nabídce, uchazeči, jejichž nabídky se umístily ve druhém a třetím pořadí a poučení o možnosti podat námitky. Oznámení o výběru nejvhodnější nabídky musí být odesláno doporučeně s doručenkou nebo doručeno osobně proti podpisu.
Zadavatel dále do sedmi dnů po oznámení nejvhodnější nabídky uvolní jistotu uchazečům, kteří se umístili při hodnocení nabídek ve čtvrtém a dalším pořadí. Uvolňuje se jistota včetně úroků zúčtovaných peněžním ústavem.
Uzavření smlouvy
Uchazeče, jehož nabídka byla vybrána jako nejvhodnější, zadavatel vyzve k předložení dokladů prokazujících jeho kvalifikační předpoklady. Uchazeč, se kterým má být uzavřena smlouva, prokazuje kvalifikační předpoklady výpisem z obchodního rejstříku, a to ne starším 90 dnů, výpisem z evidence Rejstříků trestů, ne starším než šest měsíců a u nedoplatku na pojistném a na penále na veřejném zdravotním pojištění, sociálním zabezpečení a příspěvku na státní politiku zaměstnanosti potvrzením příslušného orgánu, ne starším než šest měsíců.
Smlouva nesmí být uzavřena dříve než uplyne lhůta pro podání námitek proti rozhodnutí zadavatele o výběru nejvhodnější nabídky (činí 10 kalendářních dnů od doručení oznámení) a ne později než 30 dnů od uplynutí zadávací lhůty. O tuto dobu se prodlužuje lhůta, po kterou je vázán svou nabídkou vybraný uchazeč a uchazeči ve druhém a třetím pořadí.
Odmítne-li vybraný uchazeč uzavření smlouvy nebo nedojde-li k jejímu uzavření z důvodů na straně uchazeče, je zadavatel povinen neprodleně vyzvat k uzavření smlouvy uchazeče umístěného ve druhém pořadí. Tomuto uchazeči se zadávací lhůta prodlužuje tak, že skončí 30 dnů od vyzvání zadavatelem. O této skutečnosti vyrozumí zadavatel i uchazeče umístěného ve třetím pořadí.
Jistotu (včetně úroků) "vítězného" uchazeče zadavatel uvolní do sedmi dnů po uzavření smlouvy. Současně uvolní i jistoty uchazečů ve druhém a třetím pořadí. Zadavateli připadá jistota v případech, kdy uchazeč zrušil nebo změnil nabídku nebo nesplnil povinnost uzavřít smlouvu na veřejnou zakázku v zadávací lhůtě.
Do 15 dnů po uzavření smlouvy musí zadavatel odeslat na Úřad pro ochranu hospodářské soutěže evidenční list veřejné zakázky a do 30 dnů musí informaci uveřejnit v Obchodním věstníku.
Fakulta ekonomicko-právní
Univerzity Pardubice
